État des lieux d’un bail commercial : comment le rédiger

Pour rédiger un état des lieux de bail commercial utile, décrivez chaque espace, ses équipements et les défauts observés, puis faites relire le document par les personnes présentes. Préparez la visite avec le bail, un plan et une liste des accès. Des observations précises seront plus utiles qu’une succession de cases « bon état ».

Juridiquement, l’état des lieux est un constat établi entre les parties sur l’état matériel des locaux. Il ne se confond ni avec le contrat de location ni avec un diagnostic technique. L’article L.145-40-1 encadre son établissement contradictoire à la prise de possession et à la restitution. Source : Code de commerce, L.145-40-1, en vigueur depuis le 20 juin 2014.

Quand établir l’état des lieux du local commercial ?

Le texte vise la conclusion du bail, la cession du droit au bail, la cession ou la transmission gratuite du fonds, ainsi que la restitution du local. Le bailleur et le locataire l’établissent ensemble, ou font intervenir un tiers mandaté. Le document est annexé au bail ou conservé par chaque partie. Source : Code de commerce, L.145-40-1, en vigueur depuis le 20 juin 2014.

À l’entrée et à la sortie : deux observations comparables

Prévoyez la visite au moment de la prise de possession, même si le bail a été signé auparavant. À la sortie, reprenez la même organisation par pièce pour faciliter les rapprochements. Service Public rappelle que le constat doit détailler les espaces et leurs équipements. Source : Service Public, contrat de bail commercial, vérifié le 28 mai 2025.

Dans un commerce comportant boutique, réserve et sous-sol, une seule ligne « local en bon état » laisse trop de questions ouvertes. Préparez une page par zone. Gardez des intitulés identiques d’un document à l’autre : « réserve arrière » ne devrait pas devenir simplement « annexe » à la sortie.

Ancien bail ou location de courte durée

Pour un bail conclu avant le 20 juin 2014, Service Public précise que l’état des lieux de sortie est obligatoire si un état des lieux avait été établi à l’entrée. Faites vérifier la chronologie du contrat et de ses éventuels renouvellements en cas d’hésitation. Source : Service Public, contrat de bail commercial, vérifié le 28 mai 2025.

Un bail dérogatoire possède son propre cadre : un état des lieux est également prévu à l’entrée et à la restitution, à l’amiable ou par un mandataire, avec recours à un commissaire de justice si nécessaire. Source : Service Public, bail dérogatoire, vérifié le 9 juin 2026.

Avant de choisir votre trame, identifiez donc le contrat concerné. Notre guide du bail commercial 3/6/9 présente les repères généraux de cette location.

Que préparer avant la visite ?

La liste suivante est une aide pratique à adapter au local, et non une liste réglementaire de pièces obligatoires :

• Le bail et les avenants, pour retrouver les locaux et équipements concernés.
• Un plan ou un croquis permettant de nommer chaque espace sans ambiguïté.
• L’état des lieux précédent, ses photos et les échanges relatifs aux travaux.
• Les notices et références disponibles pour identifier les appareils.
• Un support pour noter les relevés, les clés, badges et télécommandes.
• Les coordonnées des participants et, en cas de représentation, les informations sur leur mandat.

Organisez un accès à toutes les zones annoncées. Si une réserve est encombrée ou un équipement hors tension, prévoyez de le mentionner. Évitez de certifier un fonctionnement que vous n’avez pas pu observer. Une mention « non testé : alimentation coupée » explique mieux la limite du constat qu’une case laissée vide.

Comment rédiger un document précis, étape par étape ?

1. Identifier le local et les participants

Indiquez l’adresse complète, les lots si vous les connaissez, la nature de la visite et les personnes présentes. Ajoutez la date, ainsi que la référence du bail. Pour une société, notez sa dénomination et la qualité de son représentant. Ces repères pratiques évitent les confusions entre plusieurs locaux ou plusieurs versions du document.

2. Parcourir chaque espace dans le même ordre

Commencez par l’accès, puis la pièce principale, les espaces annexes et les sanitaires. Examinez séparément sols, murs, plafonds, portes, fenêtres et équipements. Mentionnez la matière ou la finition quand elle aide à comprendre l’observation : carrelage, peinture, sol souple, porte métallique.

Préférez des observations localisées et mesurables. « Deux carreaux fissurés devant la porte de la réserve » situe le défaut. « Sol abîmé » ne permet pas de savoir si vous évoquez les joints, la surface entière ou un seul élément.

3. Décrire les équipements et les limites de la visite

Pour un rideau métallique, une climatisation ou un point d’eau, distinguez l’apparence de l’essai réellement réalisé. Notez la référence de l’appareil lorsqu’elle est accessible. Si un problème technique apparaît, demandez un examen adapté plutôt que d’en attribuer la cause sans vérification.

Un état des lieux ne remplace pas les documents techniques du bail. Pour préparer ce volet séparément, consultez notre guide des diagnostics du bail commercial et la liste des annexes présentée par Service Public. Source : Service Public, contrat de bail commercial, vérifié le 28 mai 2025.

4. Relier les photos aux observations

À titre de méthode, numérotez les photos et reportez leur référence dans la ligne correspondante. Prenez une vue générale puis un détail. Conservez les fichiers originaux et transmettez le même ensemble aux participants. Une photo rapprochée sans repère peut rendre difficile l’identification du mur ou de la pièce concernés.

5. Relire, préciser les désaccords et conserver la version finale

Relisez ensemble les observations. Faites préciser les termes vagues et inscrivez les remarques divergentes avant signature. Vérifiez que les annexes citées sont présentes et que chacun dispose du document complet. Cette relecture permet notamment de repérer une case cochée par défaut ou une pièce oubliée.

Une trame de rédaction à adapter à votre local

Ce tableau propose des exemples fictifs de formulations. Il ne remplace pas la visite et n’atteste ni la conformité des installations ni la responsabilité d’une partie.

Rubrique	Observation possible	Complément utile
Sol de la boutique	Carrelage gris ; deux carreaux fissurés près de la vitrine.	Emplacement sur le plan ; photos 1 et 2.
Mur de la réserve	Trace sombre en partie basse du mur gauche ; origine non déterminée.	Vue générale et détail ; point à faire examiner.
Vitrine	Rayure visible en bas à droite depuis l’intérieur.	Photographie avec repère de localisation.
Rideau métallique	Montée et descente observées ; bruit signalé à mi-course.	Préciser l’essai sans conclure à une panne déterminée.
Compteur	Numéro et index relevés sur place.	Photo lisible ; préciser si le compteur dessert plusieurs zones.
Accès	Deux clés de porte principale et un badge remis.	Identifier la porte ou l’accès correspondant.

Vous pouvez compléter cette trame par les équipements propres à l’activité : ventilation d’une cuisine, chambre froide, cabine ou sanitaires accessibles au public. Le relevé visuel de ces éléments ne vaut pas contrôle réglementaire. Gardez une rubrique distincte pour les documents techniques à demander.

Qui paie l’état des lieux ?

Lorsque l’établissement amiable et contradictoire est impossible, l’article L.145-40-1 prévoit l’intervention d’un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente, avec des frais partagés par moitié. Cette règle ne signifie pas que toute prestation librement commandée à un intermédiaire se partage automatiquement de la même manière. Source : Code de commerce, L.145-40-1, en vigueur depuis le 20 juin 2014.

Aucun montant standard n’est annoncé ici. Avant de missionner un professionnel, demandez par écrit le prix, le périmètre, les déplacements éventuels et les modalités de facturation. Précisez la surface, le nombre de zones et les difficultés d’accès pour obtenir une proposition correspondant réellement au rendez-vous.

Comment utiliser l’état des lieux à la sortie ?

Comparer les constats sans confondre usure et dégradation

L’article 1730 du Code civil prévoit la restitution suivant l’état constaté à l’entrée, avec une exception pour la vétusté et la force majeure. Il faut aussi examiner les clauses du bail et les règles qui limitent les charges transférables au locataire. Source : Code civil, article 1730, en vigueur depuis le 21 mars 1804. Source : Service Public, charges et dépenses du bail commercial, consulté le 16 octobre 2026.

Préparez un tableau rapprochant chaque observation d’entrée de celle de sortie. Ajoutez les échanges sur les travaux et les justificatifs disponibles. Ce travail aide à isoler les différences matérielles avant de discuter leur cause, leur éventuelle imputation et leur montant.

Un défaut constaté ne permet donc pas, à lui seul, de décider qui doit financer tous les travaux proposés. Service Public rappelle notamment que certaines grosses réparations ne peuvent pas être mises à la charge du locataire dans le régime applicable aux baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014. Source : Service Public, charges et dépenses du bail commercial, consulté le 16 octobre 2026.

Organiser séparément le départ et le solde financier

Préparez le rendez-vous de restitution avec les documents relatifs à la fin du contrat. Pour les démarches de départ, reportez-vous au guide pour résilier un bail commercial.

Ne transposez pas automatiquement les délais du logement au dépôt commercial. Service Public expose les nouvelles règles de restitution applicables en 2026 : pour les sommes versées à titre de garantie, un délai raisonnable plafonné à trois mois après remise des clés ; les règles transitoires doivent également être prises en compte. La fiche précise leur application aux baux en cours le 26 mai 2026 à compter du 26 août 2026. Source : Service Public, dépôt de garantie commercial, vérifié le 28 mai 2026.

Rassemblez le justificatif de remise des clés et demandez un décompte des sommes retenues avec leurs justificatifs. Notre dossier sur le dépôt de garantie du bail commercial complète la préparation ; vérifiez les échéances dans la fiche officielle à jour citée ci-dessus.

Absence de constat ou désaccord : comment réagir ?

Sans état des lieux, l’article 1731 pose une présomption de réception en bon état de réparations locatives, qui peut être combattue par la preuve contraire. Toutefois, le bailleur qui n’a pas accompli toutes les diligences pour établir le constat ne peut invoquer cette présomption. Source : Code civil, article 1731, en vigueur depuis le 21 mars 1804. Source : Code de commerce, L.145-40-1, en vigueur depuis le 20 juin 2014.

Conservez les propositions de rendez-vous, réponses, photos anciennes et échanges sur les défauts. En cas de désaccord, décrivez par écrit les points concernés et les pièces disponibles. Si la discussion amiable échoue ou si des sommes importantes sont réclamées, faites examiner le bail et les preuves par un professionnel du droit.

Évitez de signer une formule générale que vous ne comprenez pas, par exemple une reconnaissance globale de travaux à payer. Distinguez clairement les observations matérielles des engagements supplémentaires proposés. Une réserve doit être précise : indiquez le point contesté et le motif, sans chercher à reconstituer artificiellement un constat ancien.

Questions fréquentes

À retenir

Un état des lieux utile repose sur des observations précises, une visite organisée et un dossier partagé. Préparez chaque zone, notez ce qui n’a pas pu être vérifié et séparez le constat des discussions sur les réparations. Ces repères sont généraux : un désaccord sur le contrat ou les responsabilités nécessite une analyse du dossier.

Sources officielles

Références consultées le 16 octobre 2026. Les dates de version ou de vérification sont indiquées ci-dessous.

• Code de commerce, L.145-40-1, en vigueur depuis le 20 juin 2014
• Service Public, contrat de bail commercial, vérifié le 28 mai 2025
• Code civil, article 1730, en vigueur depuis le 21 mars 1804
• Code civil, article 1731, en vigueur depuis le 21 mars 1804
• Service Public, charges et dépenses du bail commercial, consulté le 16 octobre 2026
• Service Public, dépôt de garantie commercial, vérifié le 28 mai 2026
• Service Public, bail dérogatoire, vérifié le 9 juin 2026